เอกสารการค้าที่สำคัญ 9 ประเภท ที่ผู้ประกอบการต้องรู้

การดำเนินธุรกิจไม่ว่าจะเป็นธุรกิจขนาดใหญ่หรือเล็ก จำเป็นต้องมีเอกสารการค้าที่สำคัญต่างๆ เพื่อใช้ในการประกอบธุรกิจ เช่น ใบสั่งของ, ใบส่งสินค้า, ใบวางบิล, ใบแจ้งหนี้ และอื่นๆ ซึ่งบางครั้งอาจจะทำให้ผู้ประกอบการสับสนว่าเอกสารเหล่านี้คืออะไร แตกต่างกันอย่างไร และจะใช้ทำอะไรได้บ้าง

ดังนั้นในบทความนี้เราจะมาพูดถึง เอกสารการค้าที่สำคัญ 9 ประเภท ที่ผู้ประกอบการควรรู้จักและการใช้งาน เพื่อความถูกต้องในการทำธุรกิจกับลูกค้าหรือคู่ค้า รวมถึงสามารถประกอบธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพ

1 ใบเสนอราคา (Quotation)

"ใบเสนอราคา" เป็นเอกสารที่ผู้ขายใช้ในการแจ้งราคาสินค้าหรือบริการที่ต้องการขายให้กับผู้ซื้อ โดยในใบเสนอราคาจะระบุรายละเอียดสินค้าหรือบริการ, ราคา, จำนวน, หน่วย และวันที่มีผลบังคับใช้

ผู้ซื้อสามารถใช้ใบเสนอราคานี้เพื่อเปรียบเทียบราคาและคุณสมบัติของสินค้าหรือบริการกับบริษัทอื่นๆ และเลือกซื้อจากบริษัทที่มีข้อเสนอในสิ่งที่ตนต้องการมากที่สุด

2 ใบสั่งซื้อ (Purchase Order)

"ใบสั่งซื้อ" เป็นเอกสารที่ผู้ซื้อใช้ในการสั่งซื้อสินค้าหรือบริการจากผู้ขาย หรือเรียกกันย่อๆ ว่า P.O. โดยจะระบุรายละเอียดของสินค้า, จำนวน, หน่วย, ราคา, วันที่ต้องการรับสินค้า และเงื่อนไขการชำระเงิน

ใบสั่งซื้อจะใช้เป็นหลักฐานในการสั่งซื้อและเรียกเก็บเงินตามสัญญากับผู้ขายตามที่ตกลงกันไว้

3 ใบแจ้งหนี้ (Invoice)

"ใบแจ้งหนี้" เป็นเอกสารที่ใช้ในการแจ้งชำระเงินสำหรับสินค้าหรือบริการที่ซื้อจากบริษัท โดยในใบแจ้งหนี้จะระบุรายละเอียดของสินค้าหรือบริการ ราคา จำนวน หน่วย รวมถึงภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) และราคารวมทั้งสิ้น

ใบแจ้งหนี้จะใช้เป็นหลักฐานในการเรียกเก็บเงินจากลูกค้าซึ่งออกโดยผู้ขาย และผู้ซื้อจะต้องชำระเงินภายในระยะเวลาที่กำหนดในใบแจ้งหนี้

4 ใบวางบิล (Billing Note)

"ใบวางบิล" เป็นเอกสารที่ใช้ในการแจ้งหนี้คล้ายกันกับใบแจ้งหนี้ โดยซัพพลายเออร์จะรวบรวมยอดค่าใช้จ่ายคงค้างทั้งหมด รวมถึงสรุปยอดค่าใช้จ่ายต่างๆ และแจกรายละเอียด ก่อนการวางบิลในรอบนั้นๆ

เพื่อให้ผู้ซื้อตรวจสอบและทำการชำระเงิน

5 ใบส่งสินค้า / ใบกำกับภาษี (Delivery Note / Tax Invoice)

"ใบส่งสินค้าหรือใบกำกับภาษี" เป็นเอกสารที่ใช้ในการแจ้งการส่งสินค้าหรือบริการให้กับลูกค้า โดยในใบส่งสินค้าจะระบุรายละเอียดของสินค้า, จำนวน, หน่วย และวันที่ส่งสินค้า

ในขณะที่ใบกำกับภาษีจะระบุภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) และราคารวมทั้งสิ้นของสินค้าหรือบริการ เมื่อมีการส่งสินค้าแล้ว ผู้ซื้อจะลงนามรับสินค้าในใบส่งสินค้าและใบกำกับภาษีจะใช้เป็นหลักฐานในการเรียกเก็บเงินและยืนยันการชำระเงินของลูกค้า

6 ใบรับสินค้า (Goods Received Note)

"ใบรับสินค้า" เป็นเอกสารที่ใช้ในการยืนยันว่าการส่งสินค้าถูกต้องตามสัญญาซื้อขาย โดยในใบรับสินค้าจะระบุรายละเอียดของสินค้าที่ถูกส่งมา จำนวน และสถานที่ที่สินค้าถูกจัดส่ง

ใบรับสินค้านี้จะถูกส่งคืนให้ผู้ขายเพื่อใช้ในการออกใบแจ้งหนี้

7 ใบเสร็จรับเงิน (Receipt)

"ใบเสร็จรับเงิน" เป็นเอกสารที่ใช้ในการยืนยันการชำระเงินจากลูกค้า โดยในใบเสร็จรับเงินจะระบุรายละเอียดของสินค้าหรือบริการ ราคา จำนวน หน่วย รวมถึงภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) และราคารวมทั้งสิ้น

ผู้ซื้อจะได้รับใบเสร็จรับเงินเป็นหลักฐานในการยืนยันการชำระเงิน

8 ใบลดหนี้ (Credit Note)

"ใบลดหนี้" เป็นเอกสารที่ใช้ในการลดจำนวนเงินที่ต้องชำระตามใบแจ้งหนี้เดิม โดยสาเหตุที่จะออกใบลดหนี้ได้แก่:

• สินค้าไม่ตรงตามรายการที่สั่งซื้อ
• สินค้าเสียหายหรือชำรุด
• มีการคืนสินค้า

ในใบลดหนี้จะระบุจำนวนเงินที่ลด สาเหตุที่ทำการลดหนี้ และรายละเอียดของสินค้าที่มีการลดหนี้

9 ใบเพิ่มหนี้ (Debit Note)

"ใบเพิ่มหนี้" เป็นเอกสารที่ใช้ในการเพิ่มจำนวนเงินที่ต้องชำระตามใบแจ้งหนี้เดิม ได้แก่:

• สินค้าที่สั่งซื้อเพิ่มเติม
• ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นเพิ่มขึ้น
• ค่าปรับเพิ่มเติม

ในใบเพิ่มหนี้จะระบุจำนวนเงินที่เพิ่ม สาเหตุที่ทำการเพิ่มหนี้ และรายละเอียดของสินค้าที่มีการเพิ่มหนี้

ต้นฉบับ vs สำเนา

สรุปลำดับการใช้เอกสาร

การจัดทำเอกสารการค้าอย่างถูกต้องและครบถ้วนจะช่วยให้ธุรกิจของคุณดำเนินไปอย่างราบรื่น ลดปัญหาข้อพิพาท และสร้างความน่าเชื่อถือให้กับคู่ค้าและลูกค้า อย่าลืมว่าเอกสารทุกฉบับต้องมีทั้ง ชุดต้นฉบับ และ ชุดสำเนา เพื่อความปลอดภัยในการทำธุรกิจครับ